La productivité de l’association repose pour l’essentiel sur la vitalité de ses commissions techniques d’une part et, d’autre part, sur le pouvoir d’orientation et de surveillance qu’ont les membres de l’association sur les activités des commissions, garantissant ainsi de leur satisfaction et leur adhésion aux productions annuelles.

Afin de répondre à cet objectif, le fonctionnement de l’association repose sur un cycle rigoureux. Le rythme annuel adopté a été déterminé de manière à assurer un bon équilibre entre initiatives laissées aux commissions techniques, temps de maturation de leurs travaux, et transparence des activités vis-à-vis des membres titulaires.

Le cycle comporte ainsi quatre étapes :

• Réunion de la Commission Programme N+1 en fin d’année qui rassemble les animateurs et les secrétaires techniques des commissions techniques, les correspondants Exera qui représentent les adhérents de l’association, et, enfin, la direction de l’Exera. Grand rendez-vous annuel de l’association, il permet la présentation aux correspondants par chacune des commissions techniques du bilan des activités de l’année qui s’achève et des propositions d’actions pour l’année suivante, avec une estimation des engagements financiers prévus.
• Sondage des membres sur les actions proposées. À la suite de la Commission Programme, l’Exera adresse aux correspondants le récapitulatif de l’ensemble des actions proposées par les commissions techniques, afin de recueillir leurs avis sur l’interêt de chacune des actions, chaque correspondant devant idéalement collecter au sein de son organisation les réactions de tous les services concernés.
• Validation du budget de l’année à venir par le conseil d’administration du mois de décembre.
• Réunion du Comité Technique de l’Exera au mois de janvier, afin de valider le programme annuel de travail et de sous-traitance, sur la base des réponses reçues des correspondants et de l’allocation, par le conseil d’administration, d’une enveloppe financière.